Кадровый документооборот это

Все больше и больше компаний сейчас занимаются оптимизацией своей деятельности, в том числе созданием эффективной службы внутреннего документооборота, в том числе и кадрового.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) - процесс создания, подписания и использования работодателем документов на каждого работника, связанных с его трудовой деятельностью в электронном виде.

Оформление трудовых договоров с работниками, при использовании КЭДО значительно упрощается. Также легко можно производить регистрацию кадровых документов - различных уведомлений, приказов.

В перечень кадровых документов, которые нельзя перевести в электронный вид входят трудовые книжки (в случае, если работник не решил завести электронную трудовую книжку), сведения, акты о несчастных случаях, а также приказы об увольнении.

Рассмотрим отличительные особенности ведения КЭДО:

1. Для его осуществления нужна специальная информационная система. Следует отдельно подчеркнуть, что ведением КЭДО не является обмен бумагами (их сканами) посредством электронной почты.

2. КЭДО вводится в компании на основе специально разработанных локальных нормативных актов (ЛНА) - .приказа о введении КЭДО и положения о его создании.

3. Компания должна получить согласие каждого работника на использование электронного документооборота. Важно отметить, что такое согласие необходимо оформить в письменном виде на бумажном носителе.

4. В случае перехода компании на электронный кадровый документооборот, все расходы, связанные с его внедрением, несет только работодатель. Также, при выборе подходящей цифровой платформы за ее внедрение и эксплуатацию тоже платит работодатель.

Если в компании налажена эффективная и грамотная система КЭДО, это позволяет:

• быстро подписывать и находить любые кадровые документы в архиве;

• готовить и подписывать документы, находясь в любом месте - главное, доступ в интернет;

• компания сможет избавиться от ненужного бумажного архива – это значительно поможет сэкономить полезную площадь помещений;

• можно значительно уменьшить расходы на закупку бумаги, папок, канцтоваров, почтовые расходы и курьерскую доставку.

Помимо этого, при внедрении КЭДО нельзя не учитывать определенные риски и сложности:

1. Не все сотрудники могут быть согласны на переход к электронному документообороту. Для этого стоит подписать согласие с каждым.

2. Не все кадровые бумаги можно оцифровать, определенную их часть,все равно потребуется оформлять исключительно на бумажном носителе.

3. Компания будет нести дополнительные расходы на изготовление электронных подписей для всех сотрудников. Также потребуется отслеживать все сроки действия подписей и вовремя оформлять новые и удалять старые.

4. Необходимо, чтобы КЭДО имела грамотный и надежный интерфейс и регулярно проверялась на предмет безопасности. А это тоже дополнительные затраты.

Еще не приняли решение, стоит ли внедрять КЭДО? Цифровизация идет полным ходом и на законодательном уровне. Кроме того большое число компаний, особенно крупных, уже активно внедряют различные системы ЭДО.

Его применение может не только автоматизировать и ускорить все кадровые процессы в компании, но и значительно повысить эффективность действующей системы управления персоналом. Вдобавок значительно снизится количество ошибок в документации или в отчетности, не будут срываться сроки.

Наш сервис КЭДО - прекрасное решение для организации грамотного и эффективного КЭДО в компании, независимо от численности, структуры работников и текущего состояния кадровой службы. Для подробной консультации и получения доступа к демоверсии сервиса просто позвоните нам по номеру 8-499-302-31-83 или оставьте заявку на e-mail info@dobyto.ru.

Редактировано: 5.10.2023 10:58:36