Кадровый документооборот это
Все больше и больше компаний сейчас занимаются оптимизацией своей деятельности, в том числе созданием эффективной службы внутреннего документооборота, в том числе и кадрового.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) - процесс создания, подписания и использования работодателем документов на каждого работника, связанных с его трудовой деятельностью в электронном виде.
Оформление трудовых договоров с работниками, при использовании КЭДО значительно упрощается. Также легко можно производить регистрацию кадровых документов - различных уведомлений, приказов.
В перечень кадровых документов, которые нельзя перевести в электронный вид входят трудовые книжки (в случае, если работник не решил завести электронную трудовую книжку), сведения, акты о несчастных случаях, а также приказы об увольнении.
Рассмотрим отличительные особенности ведения КЭДО:
-
Для его осуществления нужна специальная информационная система. Следует отдельно подчеркнуть, что ведением КЭДО не является обмен бумагами (их сканами) посредством электронной почты.
-
КЭДО вводится в компании на основе специально разработанных локальных нормативных актов (ЛНА) - .приказа о введении КЭДО и положения о его создании.
-
Компания должна получить согласие каждого работника на использование электронного документооборота. Важно отметить, что такое согласие необходимо оформить в письменном виде на бумажном носителе.
-
В случае перехода компании на электронный кадровый документооборот, все расходы, связанные с его внедрением, несет только работодатель. Также, при выборе подходящей цифровой платформы за ее внедрение и эксплуатацию тоже платит работодатель.
Если в компании налажена эффективная и грамотная система КЭДО, это позволяет:
-
быстро подписывать и находить любые кадровые документы в архиве;
-
готовить и подписывать документы, находясь в любом месте - главное, доступ в интернет;
-
компания сможет избавиться от ненужного бумажного архива – это значительно поможет сэкономить полезную площадь помещений;
-
можно значительно уменьшить расходы на закупку бумаги, папок, канцтоваров, почтовые расходы и курьерскую доставку.
Помимо этого, при внедрении КЭДО нельзя не учитывать определенные риски и сложности:
-
Не все сотрудники могут быть согласны на переход к электронному документообороту. Для этого стоит подписать согласие с каждым.
-
Не все кадровые бумаги можно оцифровать, определенную их часть,все равно потребуется оформлять исключительно на бумажном носителе.
-
Компания будет нести дополнительные расходы на изготовление электронных подписей для всех сотрудников. Также потребуется отслеживать все сроки действия подписей и вовремя оформлять новые и удалять старые.
-
Необходимо, чтобы КЭДО имела грамотный и надежный интерфейс и регулярно проверялась на предмет безопасности. А это тоже дополнительные затраты.
Еще не приняли решение, стоит ли внедрять КЭДО? Цифровизация идет полным ходом и на законодательном уровне. Кроме того большое число компаний, особенно крупных, уже активно внедряют различные системы ЭДО.
Его применение может не только автоматизировать и ускорить все кадровые процессы в компании, но и значительно повысить эффективность действующей системы управления персоналом. Вдобавок значительно снизится количество ошибок в документации или в отчетности, не будут срываться сроки.
Наш сервис КЭДО - прекрасное решение для организации грамотного и эффективного КЭДО в компании, независимо от численности, структуры работников и текущего состояния кадровой службы. Для подробной консультации и получения доступа к демоверсии сервиса просто позвоните нам по номеру 8-499-302-31-83 или оставьте заявку на e-mail info@dobyto.ru.
Редактировано: 5.10.2023 10:58:36